6 erros a evitar na remodelação ou construção da sua clínica

A MedSUPPORT foi fundada com o intuito específico de oferecer serviços de apoio ao licenciamento para funcionamento – Engenharia clínica como são chamados estes serviços - e desde o início que fomos chamados a acompanhar tomadas de decisão de vários gestores de unidades de saúde no momento da expansão ou alargamento dos seus espaços. Esta experiência é particularmente relevante na área da medicina dentária por ter sido esta a valência que serviu de base à criação da MedSUPPORT.

Pretendemos neste artigo, com base na experiência da MedSUPPORT, listar os erros de pensamento mais comuns no momento de remodelar ou construir uma clínica dentária. Não sendo uma lista exaustiva, reúne o conjunto de aspetos principais para permitir que o resultado final seja uma mais-valia para a clínica dentária e para toda a equipa, num momento que é sempre emocionalmente importante para todas as partes interessadas com destaque para os promotores, trabalhadores e utentes.

1. Pensar a planta isoladamente
Quando se pensa na divisão dos espaços, na planta, é frequente pensar-se nos espaços que normalmente mais utilizamos ou utilizaremos e não no conjunto total dos espaços necessários para um correto, eficaz e legal funcionamento da clínica dentária. Também as regras a cumprir não se esgotam nas referidas nos anexos técnicos das portarias, ou seja, garantir áreas mínimas e altura de pé direito em conformidade não é suficiente para garantir um funcionamento legal. Na realidade, ter a tela final e a respetiva memória descritiva é uma obrigatoriedade legal e deve existir na clínica. Estes documentos devem também refletir mais do que a divisão de espaços, devem apresentar também os circuitos de pessoas, equipamentos e materiais que o restante licenciamento exige.

Por exemplo: olhando para a planta deve ser evidente, ainda que não formalmente legendado, onde na clínica podemos encontrar armazenamento de resíduos potencialmente perigosos.

2. Definir os espaços clínicos e não definir as áreas logísticas.
Situações simples como o espaço para guardar material de limpeza – balde, esfregona, etc. - são erros simples mas, por vezes, de difícil solução. Encontrar espaços de armazenamento, adequados e suficientes para a necessidade de cada clínica depois de todas as áreas estarem já atribuídas pode não ser uma tarefa fácil.

É importante atempadamente pensar, por exemplo, no volume de modelos de gesso a armazenar, os existentes no momento e os que precisarão de armazenamento no futuro, atendendo ao crescimento expectável da clínica.

3. Começar a obra sem o projeto definido
Existe a tendência de começar a “levantar” paredes o mais rapidamente possível. No entanto, iniciar esse processo sem antes ter um projeto leva a atrasos em obra. O projeto deve ser a ferramenta de planeamento para a execução da obra. Quando este não é pensado de uma forma global e completa, criam-se dificuldades na sua execução, duração e custos associados.

Por exemplo, se não estiverem previstas as zonas onde existirão equipamentos ancorados, as paredes depois de terminadas podem ceder, isto acontece quando não se reforçam paredes nas zonas onde mais tarde se tentam fixar aparelhos de Raio-X, barras de apoio nas instalações sanitárias ou equipamentos de apoio à prótese.

4. Projetos incompletos
O projeto que “guia a obra” deve ter muito mais do que a informação dos espaços e do design. As infraestruturas são fundamentais no projeto de uma unidade de saúde. A definição inequívoca dos materiais a utilizar, a forma de conectar o equipamento clínico, a qualidade do ar esperada, etc., são especificidades que devem estar previstos em projeto antes do início dos trabalhos.

Dois exemplos ilustrativos são: i) o reforço da canalização na zona de instalação da termodesinfetadora para prevenir que a água a alta temperatura prejudique a canalização; ii) prever um ponto de esgoto na zona do autoclave, mesmo que o autoclave atual não tenha purga automática no futuro poderá ter e evita tubagens por cima da bancada a desaguar no pio.

5. Falta de coordenação de obra
A coordenação de uma obra é um trabalho exigente, técnico e que, como outros, será tão melhor executado quanta a experiência que tenha o seu executante.

Quando a decisão de construção não recair sobre uma empresa de construção, e o gestor da unidade se propõe a subcontratar as diferentes especialidades deve contratar também um coordenador/fiscal profissional. O trabalho de coordenar, encaminhar dúvidas, resolver problemas de obra e a compreensão sobre o projeto é muito exigente e deve ser efetuado por profissionais habilitados. Quando um médico dentista se propõe a fazer esta coordenação, muitas vezes sente-se frustrado pelos resultados que os seus contratados apresentam e estes, por sua vez, também se sentem limitados pela ausência do apoio técnico e permanente que uma obra requer. Nestas dificuldades existem culpas que morrem solteiras e obras de duração exagerada.

6. Não prever o licenciamento para funcionamento
Diz-nos a legislação específica que devemos cumprir com “requisitos mínimos relativos à organização e funcionamento, recursos humanos e “ para o exercício da atividade das clínicas ou consultórios dentários.”

Se todas as cautelas foram tidas até à fase de início de obra e se a obra respeitar o projeto, a questão das “instalações técnicas “ deverá estar cumprida nesta fase. Isto partindo do princípio que o equipamento clínico é regular e instalado mediante as normas”. Mas o momento para planear a “organização e funcionamento, recursos humanos” deve ser em paralelo com o decurso da obra.

O licenciamento para funcionamento para a tipologia de clínicas ou consultórios dentários tramita pelo regime simplificado por mera comunicação prévia, e o que acontece em algumas situações é que a obra termina, a inauguração é marcada, a licença para funcionamento é pedida e concedida pela Entidade Reguladora da Saúde, mas o processo não está verdadeiramente instruído: não está a documentação de suporte devidamente arquivada para consulta de entidades fiscalizadoras, não está o registo do estabelecimento efetuado nas diferentes plataformas legais, não estão os procedimentos organizacionais definidos e na realidade nesta data a licença existe, mas os requisitos efetivamente não estão cumpridos.

Também é habitual que se perca alguma liberdade negocial e de escolha quando existe a pressão de contratar serviços para cumprir o calendário da abertura quando todas essas decisões podem, e devem, ser tomadas atempadamente. Existe até o risco real de se contratarem serviços a prestadores não autorizados por falta de oportunidade de avaliar bem as propostas recebidas.

Conclusão
A MedSUPPORT acredita que um bom planeamento é o caminho para uma execução rápida, segura e económica. Existe muito desperdício em reparos, reajustes, emendas e correções. Uma unidade de saúde é muito mais do que um espaço cómodo e de design moderno, e o seu planeamento e execução são também revestidos de especificidades que devem ser respeitadas.

O gestor do projeto, frequentemente o médico dentista, deve envolver-se completamente na tomada de decisão, validando e autorizando todos os pormenores do projeto, para depois encontrar um prestador ou grupo de prestadores a quem exija garantias de cumprimento de projeto.
Tempo gasto em planeamento traz poupança imediata e no futuro, ou seja em obra e instalação e em boas práticas que tragam poupanças a longo prazo. O contrário, que é não investir tempo de planeamento e depois tentar controlar os pormenores na execução da obra, costuma ter piores resultados. A MedSUPPORT considera que o tempo investido em planeamento é um bom investimento pois permite que o projeto esteja assente numa base sólida que dá garantias. Mas, por outro lado, o tempo (e o desgaste) a tentar coordenar uma obra, é tempo que seria mais bem aproveitado e mais rentável em consulta, desenvolvimento profissional ou pessoal.

Lembramos todos os leitores do Jornal Dentistry que a MedSUPPORT estará, como habitualmente, presente na Expo Dentária 2017. Visite-nos!